Verwerkersovereenkomst
INNOVATIONSOFT B.V. EN INNOVATIONSOFT INTERNATIONAL B.V.
Verwerkersovereenkomst
Deze Verwerkersovereenkomst is van toepassing wanneer Innovationsoft als verwerker kwalificeert in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Innovationsoft wordt hierna ook wel aangeduid als Verwerker en de wederpartij c.q. opdrachtgever als Verwerkingsverantwoordelijke. Deze verwerkersovereenkomst (de Verwerkersovereenkomst) maakt integraal onderdeel uit van de afspraken tussen Partijen zoals overeengekomen in de overeenkomst tussen beide partijen (de Overeenkomst).
Deze Verwerkersovereenkomst is alleen van toepassing op persoonsgegevens van organisaties die gevestigd zijn binnen de EER.
1. Doeleinden van verwerking
1.1. Verwerker verbindt zich onder de voorwaarden van deze Verwerkersovereenkomst in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens te verwerken. Verwerking zal uitsluitend plaatsvinden zoals in de overeenkomst tussen de Verwerker en de Verwerkingsverantwoordelijke zijn overeengekomen, plus die doeleinden die daarmee redelijkerwijs samenhangen of die met nadere instemming worden bepaald.
1.2. De persoonsgegevens die door Verwerker in het kader van de werkzaamheden als bedoeld in het vorige lid worden verwerkt en de categorieën van de betrokkenen van wie deze afkomstig zijn, zijn opgenomen in Annex I.
1.3. Verwerker zal de persoonsgegevens niet voor enig ander doel verwerken dan zoals door Verwerkingsverantwoordelijke is vastgesteld. Verwerkingsverantwoordelijke zal Verwerker op de hoogte stellen van de verwerkingsdoeleinden voor zover deze niet reeds in deze Verwerkersovereenkomst zijn genoemd.
1.4. De in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke te Verwerken persoonsgegevens blijven eigendom van Verwerkingsverantwoordelijke en/of de betreffende betrokkenen.
2. Verplichtingen Verwerker
2.1. Ten aanzien van de in artikel 1 genoemde verwerkingen zal Verwerker zorg dragen voor de naleving van de AVG.
2.2. Verwerker zal Verwerkingsverantwoordelijke, op diens eerste verzoek daartoe, informeren over de door haar genomen maatregelen aangaande haar verplichtingen onder deze Verwerkersovereenkomst.
2.3. De verplichtingen van de Verwerker die uit deze Verwerkersovereenkomst voortvloeien, gelden ook voor degenen die persoonsgegevens verwerken onder het gezag van Verwerker, waaronder begrepen maar niet beperkt tot werknemers, in de ruimste zin van het woord.
2.4. De Verwerker zal de Verwerkingsverantwoordelijke onmiddellijk in kennis stellen indien naar zijn mening een instructie van de Verwerkingsverantwoordelijke in strijd is met de in lid 1 bedoelde wetgeving.
2.5. Verwerker zal, voor zover dat binnen haar macht ligt, redelijkerwijs bijstand verlenen aan Verwerkingsverantwoordelijke ten behoeve van het uitvoeren van gegevensbeschermingseffectbeoordelingen (DPIA’s). De tijd die hieraan wordt besteed, komt voor rekening en risico van Verwerkingsverantwoordelijke en wordt door Verwerker bij Verwerkingsverantwoordelijke in rekening gebracht.
3. Doorgifte van persoonsgegevens
3.1. Verwerker mag de persoonsgegevens verwerken in landen binnen de EER. Doorgifte naar landen buiten de EER is niet toegestaan, mits Verwerkingsverantwoordelijke daar toestemming voor geeft.
3.2. Verwerker zal Verwerkingsverantwoordelijke melden om welk land of welke landen het gaat.
3.3. Dit artikel 3 geldt niet voor organisaties met vestigingen buiten de EER.
4. Verdeling van verantwoordelijkheid
4.1. De toegestane verwerkingen zullen door medewerkers van Verwerker worden uitgevoerd binnen een geautomatiseerde omgeving.
4.2. Verwerker is louter verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens onder deze Verwerkersovereenkomst, overeenkomstig de instructies van Verwerkingsverantwoordelijke en onder de uitdrukkelijke (eind-)verantwoordelijkheid van Verwerkingsverantwoordelijke. Voor de overige verwerkingen van persoonsgegevens, waaronder in ieder geval begrepen, maar niet beperkt tot, de verzameling van de persoonsgegevens door de Verwerkingsverantwoordelijke, verwerkingen voor doeleinden die niet door Verwerkingsverantwoordelijke aan Verwerker zijn gemeld, verwerkingen door derden en/of voor andere doeleinden, is Verwerker uitdrukkelijk niet verantwoordelijk.
4.3. Verwerkingsverantwoordelijke garandeert dat de inhoud, het gebruik en de opdracht tot de verwerkingen van de persoonsgegevens (inclusief maar niet beperkt tot de persoonsgegevens zelf) zoals bedoeld in deze verwerkersovereenkomst niet onrechtmatig zijn en geen inbreuk maken op enig recht van derden.
5. Inschakelen van derden of onderaannemers
5.1. Verwerker mag in het kader van deze verwerkersovereenkomst gebruik maken van derden en zal op verzoek een lijst van derden (subverwerkers) aanleveren aan Verwerkingsverantwoordelijke.
5.2. Verwerker zorgt er in ieder geval voor dat deze derden schriftelijk ten minste dezelfde plichten op zich nemen als tussen Verwerkingsverantwoordelijke en Verwerker zijn overeengekomen.
5.3. Verwerker staat in voor een correcte naleving van de plichten uit deze Verwerkersovereenkomst door deze derden en is bij fouten van deze derden zelf aansprakelijk voor alle schade alsof zij zelf de fout(en) heeft begaan.
5.4. Bij veranderingen van subverwekers biedt de Verwerker de Verwerkingsverantwoordelijke de mogelijkheid om bezwaar te maken. Wanneer de Verwerkingsverantwoordelijke uiteindelijk geen toestemming geeft voor de verandering, dan heeft de Verwerker het recht om de Overeenkomst op te zeggen met onmiddellijke ingang en zonder dat zij enige (schade)vergoeding hoeft te betalen.
6. Beveiliging
6.1. Verwerker zal passende technische en organisatorische maatregelen te nemen met betrekking tot de te verrichten verwerkingen van persoonsgegevens, tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking (zoals onbevoegde kennisname, aantasting, wijziging of verstrekking van de persoonsgegevens).
6.2. Verwerker heeft in ieder geval de maatregelen genomen zoals genoemd in het beveiligingsprotocol welke als Annex II is aangehecht aan deze Verwerkersovereenkomst (het Beveiligingsprotocol). Verwerker mag het Beveiligingsprotocol op ieder moment eenzijdig aanpassen. Zij zal Verwerkingsverantwoordelijke op de hoogte stellen van aanpassingen.
6.3. Indien een uitdrukkelijk omschreven beveiliging in de Verwerkersovereenkomst ontbreekt, zal Verwerker zich inspannen de beveiliging te laten voldoen aan een niveau dat, gelet op de stand van de techniek, de gevoeligheid van de persoonsgegevens en de aan het treffen van de beveiliging verbonden kosten, niet onredelijk is.
6.4. Verwerkingsverantwoordelijke stelt enkel persoonsgegevens aan Verwerker ter beschikking voor verwerking, indien zij zich ervan heeft verzekerd dat de vereiste beveiligingsmaatregelen zijn getroffen.
7. Meldplicht
7.1. Verwerkingsverantwoordelijke is te allen tijde verantwoordelijk voor het melden van een beveiligingslek en/of datalek (waaronder wordt verstaan: een inbreuk op de beveiliging van persoonsgegevens die leidt tot een kans op nadelige gevolgen, dan wel nadelige gevolgen heeft, voor de bescherming van persoonsgegevens zoals bedoeld in de AVG) aan de toezichthouder en/of betrokkenen. Om Verwerkingsverantwoordelijke in staat te stellen aan deze wettelijke plicht te voldoen, stelt Verwerker de Verwerkingsverantwoordelijke binnen 48 uur nadat het lek bij hem bekend is geworden op de hoogte van het beveiligingslek en/of het datalek.
7.2. De meldplicht van de Verwerker aan de Verwerkingsverantwoordelijke behelst in ieder geval het melden van het feit dat er een datalek is geweest. Daarnaast zal de melding het volgende omvatten:
- de aard van de inbreuk in verband met persoonsgegevens, waar mogelijk onder vermelding van de categorieën van betrokkenen en persoonsgegevensregisters in kwestie en, bij benadering, het aantal betrokkenen en persoonsgegevensregisters in kwestie;
- de naam en de contactgegevens van de functionaris voor gegevensbescherming of een ander contactpunt waar meer informatie kan worden verkregen;
- de waarschijnlijke gevolgen van de inbreuk in verband met persoonsgegevens;
- de maatregelen die de Verwerker heeft voorgesteld of genomen om de inbreuk in verband met persoonsgegevens aan te pakken, waaronder, in voorkomend geval, de maatregelen ter beperking van de eventuele nadelige gevolgen daarvan.
8. Afhandeling verzoeken van betrokkenen
In het geval dat een betrokkene een verzoek tot uitoefening van zijn/haar wettelijke rechten richt aan Verwerker, zal Verwerker het verzoek doorsturen aan Verwerkingsverantwoordelijke, en zal Verwerkingsverantwoordelijke het verzoek verder afhandelen. Verwerker mag de betrokkene daarvan op de hoogte stellen. Verwerker zal haar redelijke bijstand verlenen aan de Verwerkingsverantwoordelijke met betrekking tot het verzoek.
9. Geheimhouding en vertrouwelijkheid
9.1. Verwerker zal alle persoonsgegevens die zij in het kader van deze Verwerkersovereenkomst verwerkt vertrouwelijk behandelen. Verwerker zal deze informatie niet voor een ander doel gebruiken en delen met derden, anders dan het doel waarvoor zij deze heeft verkregen.
9.2. Deze geheimhoudingsplicht is niet van toepassing voor zover Verwerkingsverantwoordelijke toestemming heeft gegeven om de informatie aan derden te verschaffen, indien het verstrekken van de informatie aan derden logischerwijs noodzakelijk is gezien de aard van de verstrekte opdracht en de uitvoering van deze Verwerkersovereenkomst, of indien er een wettelijke verplichting bestaat om de informatie aan een derde te verstrekken.
9.3. De personen die toegang hebben tot de persoonsgegevens hebben zich ertoe hebben verbonden vertrouwelijkheid in acht te nemen of zijn door een passende wettelijke verplichting aan vertrouwelijkheid gebonden.
10. Audit
10.1. Verwerker geeft hierbij Verwerkingsverantwoordelijke het recht om een audit uit te laten voeren door een onafhankelijke derde die aan geheimhouding is gebonden ter controle van naleving van de bepalingen in deze Verwerkersovereenkomst of Verwerker verstrekt aan Verwerkingsverantwoordelijke een third party-mededeling, waarmee kan worden aangenomen dat Verwerker overeenkomstig de bepalingen in deze Verwerkersovereenkomst handelt.
10.2. De Verwerkingsverantwoordelijke zal een verzoek tot een audit schriftelijk doen inclusief onderbouwing van hetgeen zij wil laten onderzoeken.
10.3. Deze audit mag eens per jaar plaatsvinden alsook bij een concreet vermoeden van misbruik van persoonsgegevens.
10.4. Verwerker zal aan de audit meewerken en alle voor de audit redelijkerwijs relevante informatie, inclusief ondersteunende gegevens zoals systeemlogs, en medewerkers zo tijdig mogelijk ter beschikking stellen.
10.5. De bevindingen naar aanleiding van de uitgevoerde audit zullen door Verwerker worden beoordeeld en kunnen, naar eigen goeddunken van Verwerker en op de wijze zoals Verwerker zelf bepaalt, worden doorgevoerd door Verwerker.
10.6. De kosten van de audit worden door Verwerkingsverantwoordelijke gedragen.
11. Aansprakelijkheid
11.1. De aansprakelijkheidsbepaling van Verwerker uit de Overeenkomst is eveneens van toepassing op de Verwerkersovereenkomst.
11.2. Iedere vordering tot schadevergoeding door Verwerkingsverantwoordelijke tegen Verwerker die niet gespecificeerd en expliciet is gemeld, vervalt door het enkele verloop van twaalf (12) maanden na het ontstaan van de vordering.
12. Duur en beëindiging
12.1. Deze Verwerkersovereenkomst is van toepassing tot het moment dat de Verwerker geen persoonsgegevens meer verwerkt namens de Verwerkingsverantwoordelijke.
12.2. Zodra de Verwerkersovereenkomst, om welke reden en op welke wijze dan ook, is beëindigd, zal Verwerker – naar keuze van Verwerkingsverantwoordelijke – alle persoonsgegevens die bij haar aanwezig zijn in originele of kopievorm retourneren aan Verwerkingsverantwoordelijke, en/of deze persoonsgegevens en eventuele kopieën daarvan verwijderen en/of vernietigen. Voornoemde met uitzondering van de persoonsgegevens waarvan Verwerker deze moet bewaren teneinde de wettelijke (bewaar)verplichtingen na te komen.
12.3. Verwerker is gerechtigd deze Verwerkersovereenkomst van tijd tot tijd te herzien. Zij zal minimaal drie maanden van tevoren mededeling doen van de wijzigingen aan Verwerkingsverantwoordelijke. Verwerkingsverantwoordelijke mag opzeggen tegen het einde van deze drie maanden indien zij niet akkoord kan gaan met de wijzigingen. Anders worden de wijzigingen geacht te zijn goedgekeurd door Verwerkingsverantwoordelijke.
13. Toepasselijk recht en geschillenbeslechting
13.1. De Verwerkersovereenkomst, inclusief maar niet beperkt tot de forumkeuze opgenomen in artikel 13.213.2 wordt beheerst door Nederlands recht.
13.2. Alle geschillen, welke tussen Partijen mochten ontstaan in verband met de Verwerkersovereenkomst, zullen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter voor het arrondissement waarin Verwerker gevestigd is.
Annex 1 - Persoonsgegevens
1. Specificatie persoonsgegevens en betrokkenen
1.1. Verwerker kan de volgende persoonsgegevens verwerken, afhankelijk van de informatie die door de Verwerkingsverantwoordelijke wordt opgeslagen. Het gaat om de volgende persoonsgegevens: naam, adres, emailadres, geslacht, taal, geboortedatum, geboorteplaats, geboorteland, telefoon, mobiel, maten, E.V. (echtgenoot van), (afdeling, vestiging, dienstverband, werknemersnummer). Verwerkingsverantwoordelijke zal geen andere persoonsgegevens aan Verwerker verstrekken.
1.2. De Verwerkingsverantwoordelijke is zelf verantwoordelijk voor welke persoonsgegevens namens haar worden verwerkt door Verwerkingsverantwoordelijke.
1.3. De Verwerker gaat niet na op klantomgevingen welke (persoons)gegevens verwerkt worden. Daarom gaat de Verwerker er standaard vanuit dat zij verwerker zijn van de categorie standaard persoonsgegevens zoals opgenomen in artikel 1.1 hierboven en heeft daar de beheersmaatregelen voor doorgevoerd.
1.4. De Verwerkingsverantwoordelijke garandeert dat alleen persoonsgegevens worden verwerkt die rechtmatig zijn verkregen door de Verwerker en waarvan zijn bevoegd is deze met Verwerker te delen. Voor alle verwerkingen waarvoor dat noodzakelijk is heeft de Verwerker een gegevensbeschermingseffectbeoordeling uitgevoerd.
1.5. Indien de Verwerkingsverantwoordelijke burger service nummers of bijzondere persoonsgegevens (zoals ras/ ethische afkomst, gezondheidsgegevens, geloofs-/ levensovertuiging, “afwijkende” geaardheid, politieke voorkeur/ -opvatting, seksuele geaardheid/ -gedrag, lidmaatschap vakbond, juridische gegevens, genetische-/ biometrische gegevens) laat verwerken door de Verwerker en daar specifieke beheersmaatregelen aan stelt, dient dit specifiek door de verwerkingsverantwoordelijke schriftelijk gemeld te worden aan de Verwerker. De Verwerker verstrekt daarbij ook de rechtmatigheidsgrondslag op basis waarvan de persoonsgegevens worden verwerkt en een onderbouwing van die grondslag.
1.6. De Verwerkingsverantwoordelijke dient bijzondere persoonsgegevens met eventuele specifieke beheersmaatregelen aan te leveren in een “Register persoonsgegevens” die voldoet aan de eisen zoals gesteld in de AVG.
1.7. De Verwerkingsverantwoordelijke is tevens verantwoordelijk voor het up-to-date houden van de aangeleverde ‘Register persoonsgegevens”.
1.8. Indien de Verwerker geen “register persoonsgegevens” met (eventueel) aanvullende beheersmaatregelen ontvangt van de Verwerkingsverantwoordelijke kan ervan uitgegaan worden dat er geen of standaard persoonsgegevens verwerkt worden en de standaard beheersmaatregelen afdoende zijn voor het doel van de Overeenkomst.
1.9. Verwerkingsverantwoordelijke staat ervoor in dat de in deze Annex 1 omschreven categorieën betrokkenen volledig en correct zijn, en vrijwaart Verwerker voor enige gebreken en aanspraken die resulteren uit een incorrecte weergave door Verwerkingsverantwoordelijke.
