Wat is een Kleding Management Systeem KMS
Steeds meer organisaties werken met bedrijfskleding en werkkleding. Denk aan productiebedrijven logistiek zorginstellingen bouwbedrijven en serviceorganisaties. Naarmate het aantal medewerkers groeit wordt kledingbeheer al snel complex. Bestellingen raken zoek voorraad is onduidelijk en kosten lopen ongemerkt op. Daarom kiezen steeds meer organisaties voor een Kleding Management Systeem. Vaak afgekort als KMS. Maar wat is een Kleding Management Systeem precies en waarom wordt het steeds belangrijker voor organisaties in Nederland?
Wat is een Kleding Management Systeem
Een Kleding Management Systeem is software waarmee organisaties hun volledige bedrijfskledingbeheer digitaal organiseren en automatiseren. Het systeem ondersteunt alle stappen rondom werkkleding zoals bestellen uitgifte voorraadbeheer maten budgetten en kosteninzicht.
In plaats van losse Excel bestanden handmatige bestellingen of e mails werkt alles vanuit één centraal platform. Medewerkers bestellen zelf geautoriseerde kleding leveranciers verwerken orders automatisch en de organisatie behoudt altijd overzicht. Een KMS zorgt ervoor dat kledingbeheer geen losse administratie meer is maar een vast en gecontroleerd proces.
Lees meer
Meer verdieping over de werking en opbouw van een Kleding Management Systeem vindt u op de pagina Kleding Management Systeem.
Voor wie is een Kleding Management Systeem bedoeld
Een Kleding Management Systeem is geschikt voor verschillende typen organisaties maar vooral voor twee hoofdgroepen.
Organisaties met bedrijfskleding in eigen beheer
Bedrijven met personeel dat werkkleding draagt hebben te maken met verschillende functies afdelingen en kledingpakketten. Zonder systeem ontstaat al snel onduidelijkheid. Medewerkers weten niet wat ze mogen bestellen leidinggevenden missen inzicht en de administratie loopt achter.
Met een KMS bestellen medewerkers hun kleding zelf binnen vooraf ingestelde regels. Maten worden automatisch vastgelegd budgetten worden bewaakt en kosten zijn direct inzichtelijk.
Lees meer
Speciaal voor organisaties die hun bedrijfskleding zelf beheren is er een aparte pagina over KMS voor organisaties.
Bedrijfskleding en PBM leveranciers
Ook leveranciers van bedrijfskleding en persoonlijke beschermingsmiddelen werken met een Kleding Management Systeem. Het systeem helpt hen om klantorders automatisch te verwerken voorraad actueel te houden en maatwerk te leveren zonder extra handmatige handelingen.
Dit resulteert in minder fouten snellere levertijden en een betere service richting klanten.
Lees meer
Lees hoe leveranciers profiteren van geautomatiseerd kledingbeheer op de pagina KMS voor leveranciers.
Welke problemen lost een KMS op
Veel organisaties herkennen dezelfde problemen rondom kledingbeheer.
- Bestellingen lopen via verschillende kanalen
- Voorraad is niet actueel
- Maten zijn niet goed vastgelegd
- Budgetten worden overschreden
- Kosten zijn pas achteraf zichtbaar
- Veel handmatige administratie
Een Kleding Management Systeem brengt structuur in deze processen. Door alles in één systeem onder te brengen ontstaat overzicht en controle en worden fouten sterk verminderd.
Lees meer
Een overzicht van alle mogelijkheden vindt u op de pagina Functionaliteiten van het KMS.
Hoe werkt een Kleding Management Systeem in de praktijk
In de praktijk werkt een KMS met persoonlijke gebruikersaccounts. Medewerkers loggen in en zien alleen de kleding die voor hun functie of afdeling is toegestaan. Het systeem houdt automatisch rekening met maten aantallen en budgetten.
Wanneer een bestelling wordt geplaatst wordt deze direct verwerkt. Voorraad wordt aangepast kosten worden geregistreerd en de administratie beschikt meteen over actuele gegevens. Dit alles zonder extra handmatige stappen
Ook herhaalbestellingen vervangingen en wijzigingen verlopen via hetzelfde systeem.
Lees meer
Wilt u zien hoe dit er in de praktijk uitziet? Vraag een vrijblijvende demo aan.
Wat is het verschil tussen standaard software en een KMS
Sommige organisaties proberen kledingbeheer te regelen met algemene bestelsoftware of spreadsheets. Dat lijkt in eerste instantie eenvoudig maar levert in de praktijk veel beperkingen op.
Een Kleding Management Systeem is speciaal ontwikkeld voor bedrijfskledingbeheer en ondersteunt onder andere:
- Meerdere maten per medewerker
- Koppeling met functies en afdelingen
- Registratie van uitgifte
- Persoonlijke kledingpakketten
- Budgetbeheer per medewerker of afdeling
- Koppelingen met boekhouding en andere systemen
Juist deze branchespecifieke functies maken het verschil in dagelijks gebruik.
Lees meer
Meer informatie over integraties en koppelingen vindt u op de pagina ERP en boekhoudkoppelingen.
Waarom steeds meer organisaties kiezen voor een KMS
Organisaties willen grip houden op processen kosten en service. Met een Kleding Management Systeem wordt kledingbeheer overzichtelijk schaalbaar en beheersbaar.
Daarnaast speelt duurzaamheid en naleving van regels een steeds grotere rol. Met een KMS is exact inzichtelijk welke kleding is uitgegeven en wanneer vervanging nodig is. Dit voorkomt verspilling en draagt bij aan verantwoord beheer van bedrijfskleding.
Kleding Management Systeem als onderdeel van een totaaloplossing
Een Kleding Management Systeem wordt steeds vaker gekoppeld aan andere bedrijfssoftware zoals ERP en boekhoudsystemen. Bestellingen facturen en kosten worden automatisch verwerkt waardoor dubbele invoer verdwijnt.
Innovationsoft biedt een Kleding Management Systeem dat kan functioneren als onderdeel van een complete softwareoplossing voor bedrijfskledingbeheer. Hierdoor werken organisaties vanuit één centrale omgeving met volledig inzicht.
Conclusie
Een Kleding Management Systeem is geen luxe maar een logische stap voor organisaties die professioneel omgaan met bedrijfskleding. Het zorgt voor overzicht bespaart tijd voorkomt fouten en geeft grip op kosten.
Voor organisaties die willen groeien en hun processen onder controle willen houden is een KMS een onmisbaar hulpmiddel.
Lees meer of neem contact op
Bekijk alle mogelijkheden van het Kleding Management Systeem of ga direct naar het contactformulier.
